Mengelola Layanan Acara Daring (Online), Luring (Offline), dan Hybrid pada Satu Platform yang Sama Membantu Event Planner Memperluas Peluang Bisnis

Tren Hybrid Event membuat event planner membutuhkan cara pengelolaan layanan yang lebih profesional

Dalam beberapa tahun terakhir, industri penyelenggaraan acara telah berubah secara drastis. Jika sebelumnya sebagian besar acara berlangsung secara langsung (offline), kini banyak perusahaan dan organisasi telah beralih ke model yang lebih beragam dengan acara luring, acara daring, dan khususnya Hybrid Event—menggabungkan bentuk langsung dan virtual secara bersamaan.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat menyelenggarakan peluncuran produk di Jakarta dengan 300 tamu undangan yang hadir secara langsung, sekaligus melakukan siaran langsung (livestream) untuk ribuan pelanggan dan mitra di berbagai kota lainnya. Sebuah seminar profesional juga dapat berlangsung di pusat konvensi sambil tetap membuka pendaftaran daring agar peserta yang berada jauh dapat bergabung melalui Zoom atau platform webinar.

Hal ini menciptakan banyak peluang pengembangan bagi event planner, namun sekaligus menuntut kebutuhan untuk mengelola dan memperkenalkan berbagai jenis layanan secara lebih jelas.

Menyajikan layanan di berbagai platform membuat klien kebingungan dan event planner kesulitan mengelola

Saat ini, banyak event planner masih memperkenalkan seluruh layanan mereka melalui Facebook, Instagram, atau website dengan cara yang cukup sederhana. Paket penyelenggaraan konferensi luring, webinar, livestream, atau hybrid event sering kali digabungkan dalam satu daftar panjang tanpa klasifikasi yang jelas. Hal ini membuat klien kesulitan mencari layanan yang tepat sesuai kebutuhan mereka.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan yang ingin merekrut penyedia jasa untuk webinar pelatihan internal hanya tertarik pada layanan seperti platform livestream, manajemen peserta, perekaman, dan dukungan teknis. Namun, ketika mengakses halaman pengenalan, mereka justru harus melihat banyak konten tentang penyelenggaraan pesta pernikahan, gala dinner, atau peresmian toko sebelum menemukan informasi yang relevan.

Sebaliknya, seorang klien individu yang ingin mengadakan pesta ulang tahun tentu tidak peduli dengan solusi webinar atau livestream profesional. Kurangnya klasifikasi yang jelas tidak hanya menurunkan pengalaman klien tetapi juga membuat event planner menghabiskan banyak waktu menjelaskan setiap jenis layanan selama proses konsultasi.

Klien ingin melihat layanan yang sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka

Setiap jenis acara memiliki proses implementasi, kategori pekerjaan, dan cara penghitungan biaya yang sepenuhnya berbeda. Acara luring biasanya mencakup survei lokasi, desain ruang, konstruksi panggung, suara, pencahayaan, staf koordinator, dan logistik. Sementara itu, acara daring berfokus pada platform penyiaran, sistem pendaftaran, manajemen peserta, livestream, perekaman, dan dukungan teknis selama program berlangsung. Dengan Hybrid Event, event planner harus menggabungkan kedua proses tersebut untuk memastikan pengalaman yang sinkron bagi peserta luring maupun daring. Oleh karena itu, klien tidak hanya ingin tahu apakah event planner menyediakan layanan tersebut, tetapi juga ingin melihat secara jelas apa saja isi dari setiap paket layanan, bagaimana proses implementasinya, dan bentuk apa yang paling cocok dengan kebutuhan mereka.

Profile-Shop membantu mengklasifikasikan layanan Daring, Luring, dan Hybrid secara jelas pada satu halaman

Untuk membantu event planner memperkenalkan layanan secara lebih profesional, Profile-Shop mengintegrasikan Section Layanan dengan kemampuan klasifikasi yang jelas ke dalam setiap kelompok:

• Offline Event: Konferensi, gala dinner, peresmian, pernikahan, pameran, acara perusahaan, dll.

• Online Event: Webinar, livestream penjualan, seminar daring, pelatihan online, dll.

• Hybrid Event: Kombinasi penyelenggaraan langsung dan penyiaran virtual.

Dalam setiap kelompok layanan, event planner dapat menyajikan secara lengkap:

• Target audiens atau kelompok klien yang sesuai.

• Paket layanan.

• Proses implementasi.

• Kategori yang disertakan.

• Linimasa (timeline) eksekusi.

• Perkiraan kisaran biaya.

• Proyek representatif yang telah diselesaikan.

Berkat hal ini, klien dapat dengan cepat menemukan layanan yang tepat tanpa harus membuang waktu menyaring informasi di antara berbagai jenis acara yang berbeda.

Pengelolaan terpusat membantu memperluas layanan dan meningkatkan citra profesional

Menyajikan ketiga jenis acara secara lengkap pada satu Profile-Shop tidak hanya memudahkan klien dalam memilih, tetapi juga membantu event planner membangun citra sebagai penyedia jasa dengan kapasitas organisasi yang beragam. Alih-alih membuat banyak website, brosur, atau berkas pengenalan terpisah untuk setiap layanan, event planner cukup memperbarui satu Profile-Shop tunggal. Seluruh informasi selalu dikelola secara terpusat, mudah diedit, dan mudah dibagikan melalui satu tautan (link). Hal ini sangat berguna ketika tren Hybrid Event terus berkembang pesat. Hanya dengan satu Profile-Shop, event planner dapat memperkenalkan kapasitas penuh untuk menyelenggarakan acara langsung, virtual, dan kombinasi, sehingga menjangkau lebih banyak kelompok klien dan memperluas peluang bisnis di masa depan.

Klasifikasi layanan yang jelas membantu event planner menjangkau lebih banyak kelompok klien

Michael Pratama adalah seorang event planner di Jakarta (Indonesia). Awalnya, ia terutama berfokus menyelenggarakan konferensi dan peluncuran produk secara langsung. Setelah pandemi, banyak klien mulai meminta layanan tambahan berupa webinar, livestream, dan hybrid event. Namun, karena seluruh layanan diperkenalkan secara umum di website dan media sosial, klien sering kali membutuhkan waktu lama untuk menemukan informasi yang tepat, dan tim Michael pun harus terus-menerus menjelaskan perbedaan di antara setiap jenis layanan.

Setelah menggunakan Profile-Shop, Michael membangun Section Layanan dan membaginya ke dalam tiga kelompok terpisah: Offline Event, Online Event, dan Hybrid Event. Setiap kelompok memiliki deskripsi terperinci mengenai proses penyelenggaraan, paket layanan, perkiraan biaya, kategori pendukung, serta portofolio dari proyek-proyek terkait.

Hanya dalam beberapa bulan, Michael melihat jumlah klien yang mendaftar untuk konsultasi meningkat secara signifikan. Perusahaan yang perlu menyelenggarakan webinar dapat langsung menemukan solusi yang tepat, sementara klien yang ingin mengadakan konferensi gabungan luring dan daring juga lebih mudah menilai kapasitasnya melalui proyek hybrid yang telah dikerjakan. Berkat penyajian yang jelas dan profesional, Michael tidak hanya mengurangi waktu konsultasi tetapi juga memperluas basis klien serta meningkatkan pendapatan dari berbagai jenis penyelenggaraan acara.