Membuat Proposal Acara Team Building atau Pernikahan
"Kami sangat menyukai ide Anda, tetapi proposal ini agak sulit dibayangkan..."
Daniel Pratama khẽ menutup komputer jinjingnya. Itu adalah ketiga kalinya dalam sebulan ia mendengar klien mengucapkan kalimat tersebut. Daniel adalah seorang Event Planner yang berspesialisasi dalam menyelenggarakan team building dan pernikahan di Bali (Indonesia). Setiap proyek baru selalu diawali dengan proposal yang dipersiapkan secara sangat matang. Ia menghabiskan waktu berjam-jam untuk mendesain slide, merapikan setiap warna, menyusun setiap gambar, menulis linimasa (timeline), menghitung anggaran, mendeskripsikan konsep, mengekspor berkas PDF, memeriksa kesalahan, lalu mengirimkan e-mail kepada klien.
Setiap proposal membutuhkan waktu tiga hingga lima jam untuk diselesaikan. Namun, setelah dikirimkan, Daniel tetap selalu menerima pertanyaan-pertanyaan yang sama:
"Bagaimana konsep ini akan didekorasi?"
"Di mana linimasa spesifik dari hari penyelenggaraan acara?"
"Kategori apa saja yang sudah termasuk dalam anggaran ini?"
"Jika jumlah tamu ditambah 50 orang, bagaimana perubahan biayanya?"
Ia tiba-tiba menyadari satu hal: proposal miliknya memang memiliki informasi yang lengkap, tetapi belum cukup intuitif agar mudah dibayangkan oleh klien.
Suatu sore, Daniel bertemu dengan sebuah perusahaan yang sedang mencari penyedia jasa untuk menyelenggarakan program team building bagi lebih dari 300 karyawan. Setelah hampir dua jam berdiskusi, klien tersebut berkata: "Silakan kirimkan proposal-nya ya. Dewan direksi akan melihatnya lalu memberikan tanggapan."
Daniel kembali ke kantornya. Ia kembali menghabiskan seluruh malam untuk merevisi proposal yang terdiri dari lebih dari 40 halaman, lengkap dengan gambar, linimasa, anggaran, konsep, dan proses implementasi.
Keesokan paginya ia mengirimkan berkas PDF tersebut. Tiga hari kemudian... Klien membalas: "Proposal-nya sangat terperinci tetapi agak terlalu panjang. Pihak manajemen tidak memiliki banyak waktu untuk membaca semuanya." Pada akhirnya, proyek tersebut jatuh ke tangan penyedia jasa lain. Bukan karena ide Daniel lebih buruk, melainkan karena proposal pesaing jauh lebih ringkas, intuitif, dan mudah diikuti.
Sejak saat itu, Daniel memutuskan untuk mengubah cara memperkenalkan layanannya menggunakan Profile-Shop. Alih-alih mendesain ulang proposal dari awal untuk setiap klien, ia membuat Proposal daring langsung di Profile-Shop. Setiap proposal disajikan dengan struktur yang jelas:
Bagian pertama adalah pengenalan konsep dengan gambar ilustrasi nyata.
Dilanjutkan dengan linimasa implementasi dari tahap persiapan hingga acara selesai.
Kemudian tabel anggaran yang dibagi ke dalam setiap kategori seperti lokasi, panggung, suara, pencahayaan, staf, cendera mata, dan biaya tak terduga.
Diakhiri dengan portofolio dari proyek-proyek serupa yang pernah dikerjakan oleh Daniel beserta ulasan dari klien-klien sebelumnya.
Ketika klien ingin menyesuaikan anggaran atau mengubah skala program, Daniel hanya perlu memperbarui proposal langsung di Profile-Shop tanpa harus merevisi puluhan halaman PDF lalu mengirimkannya berulang kali. Ia cukup membagikan satu tautan (link). Klien dapat membukanya melalui ponsel, tablet, atau komputer jinjing dan tetap melihat seluruh konten secara lengkap.
Tidak lama kemudian, Daniel menerima permintaan untuk mengatur pesta pernikahan luar ruangan (outdoor wedding). Pengantin pria dan wanita tinggal di dua kota yang berbeda, sehingga seluruh komunikasi berlangsung secara daring. Setelah sesi konseling pertama, Daniel mengirimkan tautan proposal di Profile-Shop. Di dalam proposal tersebut, pasangan itu dapat melihat seluruh konsep area altar, area jamuan malam, sampel dekorasi bunga, linimasa hari pernikahan, anggaran per kategori, serta proyek-proyek pernikahan luar ruangan yang pernah dikerjakan oleh Daniel. Dua hari kemudian, sang pengantin wanita meneleponnya: "Sebenarnya kami belum membaca proposal-nya sampai habis." Daniel sedikit terkejut. Wanita itu tertawa lalu melanjutkan: "Karena baru membaca sampai bagian konsep dan linimasa saja, kami sudah langsung memutuskan untuk memilih Kakak."
Setelah hampir setahun menggunakan Profile-Shop, Daniel tidak lagi menghabiskan waktu berjam-jam untuk mendesain setiap proposal baru. Ia mendedikasikan lebih banyak waktu untuk menciptakan ide kreatif bagi klien alih-alih menyunting berkas PowerPoint atau PDF. Klien juga dapat dengan mudah membayangkan keseluruhan proyek melalui proposal yang intuitif, profesional, dan selalu diperbarui secara real-time. Daniel menyadari bahwa proposal yang efektif bukanlah proposal yang paling panjang, melainkan proposal yang membantu klien melihat nilai acara secara jelas, memahami proses implementasinya, dan merasa cukup percaya diri untuk membuat keputusan.
Itulah manfaat nyata yang dihadirkan oleh Profile-Shop. Alih-alih mengirimkan berkas PDF yang panjang dan sulit diperbarui, Event Planner dapat membuat proposal daring dengan konsep, anggaran, linimasa, portofolio, dan kategori pekerjaan yang disajikan secara ilmiah. Hanya dengan satu tautan, klien dapat melihat informasi lengkap di semua perangkat, sementara planner dapat dengan mudah menyesuaikan proposal untuk setiap proyek tanpa kehilangan citra profesional serta meningkatkan peluang penutupan kontrak.